Как я превратил ChatGPT в систему управления проектами
Краткое содержание
- Используйте специальные инструкции и функции памяти ChatGPT, чтобы создать базовую систему управления проектами.
- Пользовательские инструкции помогают распределять задачи по категориям, расставлять приоритеты и эффективно управлять проектами.
- Регулярное обслуживание (например, очистка выполненных задач) обеспечивает бесперебойную работу системы во время сеансов чата.
Если вы используете чат-ботов с искусственным интеллектом, таких как ChatGPT, для мозгового штурма и составления расписаний, вы знаете, как неприятно перемещать все эти данные в свой список дел или календарь. Было бы здорово, если бы ChatGPT мог стать вашей системой управления проектами, не правда ли? Что ж, может - и вот как!
Как использовать ChatGPT в качестве системы управления проектами?
Вы можете превратить ChatGPT в надежную и легкую систему управления проектами, используя две ее встроенные функции: пользовательские инструкции и память.
В сочетании вы можете использовать ChatGPT, чтобы запоминать задачи и проекты во время сеансов чата, организовывать их в четкую структуру и использовать естественный язык для уточнения и отслеживания вашего прогресса.
С помощью памяти вы можете указать ChatGPT запоминать такие задачи, как «Проекты X, Y, Z в даты A, B, C», и он будет их сохранять. Затем вы сможете получить доступ к этим задачам в разных чатах в разное время.
Это означает, что вы можете, например, использовать ChatGPT в субботу днем, чтобы составить повестку дня на неделю. Затем в понедельник утром вы сможете открыть ChatGPT и просмотреть все свои задачи, включая те, которые ожидаются на день.
Хотя технически этого должно быть достаточно для базовой системы управления проектами, я считаю, что общего опыта немного не хватает. Волшебство происходит, когда вы включаете специальные инструкции и предлагаете ChatGPT всегда сохранять ваши задачи или проекты с определенными маркерами или полями, которые упрощают их отслеживание и просмотр.
Вот краткий обзор того, как это работает.
Использование пользовательских инструкций для запуска режима управления проектами
Прежде всего, ChatGPT — это чат-бот с искусственным интеллектом, который вы используете для общения, а не для управления проектами! Таким образом, я хочу создать режим управления проектами, который срабатывает только тогда, когда мне это нужно.
Более того, если я скажу ChatGPT сохранить конкретный проект в своей памяти, он это сделает. Однако, если я забуду упомянуть какие-либо маркеры, такие как описания, сроки выполнения или текущие статусы, проект сохранится без этих подробностей. Вот почему я хочу, чтобы ChatGPT заранее запрашивал у меня эту недостающую информацию.
Наконец, по умолчанию ChatGPT может не следовать единообразному формату при отображении всех задач, которые я сохранил в его памяти. Я хочу, чтобы задачи последовательно распределялись по следующим категориям: «Не начато», «В процессе», «Завершено» и «В ожидании».
Чтобы ChatGPT вел себя предсказуемо, перейдите в «Настройки» > «Персонализация» > «Пользовательские инструкции» и вставьте следующую подсказку в поле «Как бы вы хотели, чтобы ChatGPT ответил?» " поле:
Когда я добавляю в вашу память случайную задачу или проект, присвойте ей статус «В ожидании». Это поможет мне понять, что мне нужно более подробно классифицировать эти задачи, когда я буду работать с ними позже.
ЕСЛИ и ТОЛЬКО ЕСЛИ я говорю: «Включите режим управления проектами», выполните следующие действия:
Первоначальная проверка:
Проверьте память на наличие проектов, отнесенных к категориям «Не начато», «В процессе», «Завершено» или «Отложено». Если проекты существуют, ответьте: «Хорошо. Вот все ваши текущие задачи. Скажите мне, какие новые проекты/задачи вы хотите добавить, отредактировать или управлять ими» и отобразите их по категориям по текущему статусу — «Не начато», «В процессе», «Завершено». и В режиме ожидания.
Каждый проект должен иметь название, уровень приоритета, дату выполнения, описание и текущий статус.
Если проектов нет, ответьте: «Кажется, у вас нет проектов. Что бы вы хотели добавить?»
Свалка мыслей:
Далее я сделаю дамп мыслей, чтобы поделиться всеми проектами.
Разбейте входные данные на проекты с помощью полей: Имя, Описание, Срок выполнения, Статус и Приоритет.
Прямо спросите недостающие детали, например: «Каков приоритет для [название проекта]?» Оставьте пустым, если отказано.
Управлять проектами:
Поддержка добавления, редактирования или удаления проектов. Предложите расставить приоритеты на основе сроков и важности. Задачи, срок выполнения которых приближается или уже истек, автоматически становятся высокоприоритетными.
Выделите просроченные или критически приоритетные задачи.
Непрерывная ссылка:
Запоминайте все проекты, если вас явно не попросят забыть. Обеспечьте сохранение текущих задач между сеансами.
Теперь каждый раз, когда вы говорите Включить режим управления проектами, ChatGPT будет отображать все проекты, сохраненные в его памяти, вместе с их текущим статусом. Если у вас нет сохраненных проектов, вам будет показан пустой список и предложено добавить проекты.
Вы можете задаться вопросом, почему я использую специальные инструкции вместо Пользовательский тег GPT .
Это связано с тем, что пользовательские GPT не могут получить доступ к памяти вашего ChatGPT, которая необходима для сохранения проектов и задач.
Использование памяти для хранения данных проекта
После того как ChatGPT покажет вам все доступные задачи с включенным режимом управления проектами, вы готовы сделать дамп мыслей. На этом этапе вы можете просто записать все, что у вас на уме. Кроме того, вы можете использовать свой голос, чтобы поговорить с ChatGPT и объяснить запланированные вами проекты.
ChatGPT обработает ваш ввод, систематизирует данные для определения проектов или задач, над которыми вы планируете работать, сохранит эту информацию в своей памяти и предоставит краткий обзор текущих задач.
Как только это будет сделано, вы сможете добавить дополнительные задачи, выполнив еще один дамп мыслей, или настроить существующие задачи, если ChatGPT допустит какие-либо ошибки при их создании. Кроме того, если вы забудете указать важные детали, такие как срок выполнения или уровень приоритета, ChatGPT предложит вам эти разъяснения. Конечно, вы можете оставить их пустыми, если хотите.
Как получить или изменить данные для текущего проекта
Чтобы получить все ваши данные, просто введите «Включить режим управления проектами», и ChatGPT предоставит вам организованное представление всех ваших проектов. Тем не менее, вы также можете поднимать эти задачи во время обычных чатов.
Прелесть этой системы в том, что, поскольку ChatGPT имеет контекстное понимание, вам не нужно вручную добавлять теги или категории к вашим задачам. Вместо этого вы можете просто попросить ChatGPT показать задачи, связанные с определенной темой или темой, и он найдет их для вас. Это делает фильтрацию и сортировку невероятно удобной, особенно если вы, как и я, не любите придумывать новые теги и категории для своих задач.
Аналогично, вы можете редактировать конкретные задачи во время обычных чатов. Однако я рекомендую включить режим управления проектами перед внесением изменений. Это гарантирует, что ChatGPT сможет предложить вам заполнить любую важную недостающую информацию о ваших задачах.
Кроме того, не забывайте удалять все «выполненные» задачи хотя бы раз в неделю. Вы можете просто указать ChatGPT «Удалить все выполненные задачи из памяти», и он выполнит очистку. Поддержание порядка в списке задач предотвращает засорение памяти ChatGPT завершенными задачами и предотвращает отображение в представлении проекта излишне большого списка выполненных задач.
Критический недостаток (и обходной путь)
Одной из самых основных и важных функций системы управления проектами является возможность устанавливать сигналы тревоги или напоминания для задач. К сожалению, в ChatGPT нет этой функции — он не будет заранее напоминать вам о ваших повседневных задачах или приближающихся сроках.
Тем не менее, есть обходной путь! Вы можете попросить ChatGPT создать файл ICS, который превратит ваши задачи в события календаря. Затем вы можете импортировать этот файл в приложение-календарь, которое будет отправлять вам напоминания о предстоящих задачах.
Хотя этот метод функционален, он не идеален. Управление задачами на двух платформах — ChatGPT и приложении календаря — требует дополнительных усилий для добавления, редактирования и организации задач. Тем не менее, этот вариант стоит изучить, если напоминания имеют решающее значение для вашего рабочего процесса.
В целом, хотя ChatGPT может справиться с основами управления проектами, он не может сравниться со специальными инструментами, такими как Trello, особенно когда дело касается уведомлений и напоминаний. Но суть здесь не в замене этих инструментов!
Цель — показать, как мы можем изменять и формировать модели большого языка (LLM) для создания мощных персонализированных инструментов. Сегодня это простая система управления проектами. Завтра, при правильной интеграции, возможности безграничны. Это лишь проблеск того, что возможно, если творчески подходить к ИИ.